Datenschutzhinweis für Kunden und Geschäftspartner

Der Schutz Ihrer Rechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist den Unternehmen der MAN Energy Solutions Gruppe ein wichtiges Anliegen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Datenschutzrechte geben. 

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise sie genutzt werden, hängt weitgehend von Ihren individuellen Interessen und den vereinbarten vertraglichen Leistungen ab. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Für die Zwecke der Allgemeinen Datenschutzverordnung fungieren die folgenden Personen als

Verantwortliche für Ihre Daten:

MAN Energy Solutions SE

vertreten durch den Vorstand

Stadtbachstraße 1
86153 Augsburg, Deutschland

Telefon: +49 821 322-0

Fax: +49 821 322-4240

Soweit ein anderes Unternehmen der MAN Energy Solutions Gruppe allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet, ist dieses Unternehmen (auch) verantwortlich.

Wenn Sie Fragen zu diesem Hinweis oder zur Ausübung Ihrer Rechte haben, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter

MAN Energy Solutions SE

Human Resources

Stadtbachstraße 1
86153 Augsburg, Deutschland

E-Mail: dataprotection@man-es.com

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen als Kunde oder Geschäftspartner oder von Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich - personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen der MAN Energy Solutions Gruppe oder von sonstigen Dritten (z. B. einer Auskunftei) übermittelt werden.

Zu den relevanten persönlichen Daten können gehören:

• Identifikationsdaten (z. B. Kontakt-, Vertragspartner- und Arbeitsorganisationsdaten, Bilder, Unterschrift),
• Legitimations- und Authentifizierungsdaten, soweit dies gesetzlich oder regulatorisch erforderlich ist (z. B. zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung),
• Daten über die Nutzung von IT-Systemen (z. B. IP-Adressen, Log-Dateien, Protokolldaten, Zugangs-/Account-Daten für Web-Services und Apps),
• Nutzungsdaten mit Garantie, Gewährleistung, Produkthaftung und Daten zum sicheren Anlagenbetrieb sowie Positionsdaten (soweit personenbeziehbar)

Im konkreten Geschäftsfall kann die MAN PrimeServ Academy auch die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Berufliche Kontakt- und (arbeits-)organisatorische Daten (z.B. Name, Vorname, Geschlecht, Anschrift, E-Mail-Adresse, Organisation / Firma, Rolle, Personengruppe, Kostenstelle, Zuständigkeit, Abteilung/Bereich, Personalnummer / Teilnehmer-ID; zukünftig ggf.: z.B. Titel, Aufgabenbeschreibung, Funktionen, Tätigkeit, Eintrittsdatum, Berufsbezeichnung, beruflicher Werdegang, Qualifikation, um für bestimmte Positionen spezifische Weiterbildung anbieten zu können, Passdaten)
• Testergebnisse (Kursstatus, Abschlussstatus, Erfolgsstatus, Test in Papierform)

Zusätzlich können auch Daten aus den folgenden Quellen gesammelt werden:

• Active Directory Federation Services (ADFS); erforderlich für die Authentifizierung interner Benutzer
• Sanktionslisten
• Microsoft Forefront Identity Manager (FIM); die Schnittstelle zu FIM wird benötigt, um Daten aus SEM mit unserer internen Benutzerdatenbank zu synchronisieren und Single Sign-On (d.h. automatische Anmeldung im MAN ES-Netzwerk) zu ermöglichen.

sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des bestehenden oder beginnenden Vertragsverhältnisses direkt bei Ihnen erhoben.

Für welche Zwecke und auf welchen rechtlichen Grundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle ihren Sitz hat,

1. Zur Erfüllung von vorvertraglichen und vertraglichen Verpflichtungen und zur Vertragsanbahnung:

• Angebotserstellung (z. B. Produktangebote, Dienstleistungsangebote, Finanzierungsangebote oder Mietangebote),
• Auftragsabwicklung eines Bestellvorgangs (z. B. Ausfüllen der Bestellformulare, Zahlungsverkehr, Zahlungsmöglichkeiten, Liefer- und Lieferbedingungen, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, Rechnungsstellung, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung, interne Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling sowie die Durchführung des Forderungsmanagements/Mahnwesens),
• Auslieferung des Produktes (z. B. Anlagenübergabe und Inbetriebnahme)
• Schulung zum Produkt (Einladungsprozess und Durchführung der Ausbildung, Ausbildungszwecke und Lernmanagement).
• Lieferantenmanagement

2. Soweit es erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus, zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (z. B. Kundenpflege und Verbesserung der Kundenbeziehung sowie der Produkte, vertragsbeziehungsnahe Werbung, Verhinderung von Betrug und Zahlungsausfällen):

• Marktanalyse und Identifizierung von Neukunden (z. B. Erstellung von Marktanalysen, Messeauftritt, Internetpräsenz, Kundenevents, Gewinnspiele und andere Werbemaßnahmen),
• Reporting (z. B. für Datenqualitäts-, Steuerungs- und Planungszwecke), Berichterstattung und Planung von Vertriebskennzahlen,
• Optimierung von Produktionsprozessen und Anlagenqualität durch Erhebung von Systemdaten (z. B. Plausibilitätsprüfung und Ermittlung von Kennzahlen zur Verbrauchs- und Verschleißreduktion, Erhebung von Service- und Wartungsdaten sowie Fehlercodes zur Fehlerdiagnose und Fehlerprävention, Auswertung von Motorendaten zur Einhaltung von Gewährleistungsverpflichtungen, Produkthaftung, Analyse von Anlagendaten zur Qualitätsverbesserung von Anlagenfunktionen, Produkt- und Serviceoptimierung),
• After-Sales-Marketing per E-Mail über ähnliche Produkte oder Dienstleistungen wie die, die Sie angefragt haben und von denen wir glauben, dass sie für Sie interessant sein könnten. (z. B. Produkt- und Serviceschulungen, Bereitstellung von Anwendungen, EDV-Programmen und Apps). Wir erstellen Statistiken über das Öffnen und Klicken von E-Mails mit Hilfe von Industriestandard-Technologien, die uns helfen, unseren E-Newsletter zu überwachen und zu verbessern. Sie können diese Marketing E-Mails jederzeit abbestellen.
• Wir können Ihre persönlichen Daten analysieren, um ein Profil Ihrer Interessen und Präferenzen zu erstellen, damit wir Sie mit für Sie relevanten Informationen kontaktieren können und auch um unsere Dienstleistungen und die Kundenerfahrung zu verbessern.  Das Profiling basiert auf den Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, auch über unsere Websites oder Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen, die Sie angefragt haben. Sie können dem Profiling widersprechen.
• Planung und Ausführung von Serviceaufträgen (z. B. durch Online-Terminvereinbarungen).

3. Auf der Grundlage Ihrer Einwilligung:

• Marketingkommunikation (z. B. Versand von Zeitschriften, Newslettern, Produktbroschüren, Bereitstellung von Apps). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
  

4. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen:

• Einhaltung der Aufbewahrungspflichten, Sicherstellung von Compliance-Anforderungen durch Prüfhandlungen (z. B. Sanktionslistenprüfung, Geldwäsche),
• Betrieb eines internen Kontrollsystems (IKS) und anderer Monitoring-Systeme, zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse.

Weitere Einzelheiten den Datenverarbeitungszwecken können Sie in den einzelnen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

Die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten müssen Sie dem Verantwortlichen bereitstellen. Ohne diese Bereitstellung kann MAN Energy Solutions den gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen und das Vertragsverhältnis nicht eingehen.

An welche Empfänger geben wir Ihre Daten im Rahmen dieser Verarbeitung weiter?

In bestimmten Fällen können Ihre persönlichen Daten auch an andere Parteien weitergegeben werden:

• Wenn die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung oder Anbahnung des Vertragsverhältnisses notwendig ist, z. B. bei der Finanzierung des Vertragsgegenstandes, bei der gemeinsamen Auftragsabwicklung mit projektbezogenen Partnern (z. B. Bauteilhersteller) oder bei Schulungsmaßnahmen.
• Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an von uns beauftragte Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungen weiter (z. B. Organisation von Messeveranstaltungen, Durchführung von Kundenzufriedenheitsbefragungen, Versand von E-Mail-Newslettern, Hosting und Betrieb von CRM-Systemen).
• In einigen Fällen werden innerhalb der MAN Primeserv Academy die persönlichen Daten der Teilnehmer wie z.B. Testergebnisse an den Auftraggeber der Schulung weitergegeben.
• Die Weitergabe Ihre Stamm- und Kontaktdaten erfolgt zur Sicherstellung eines einheitlichen und aktuellen Datenbestandes in einer zentralen Datenbank (auf diese Datenbank können auch andere Gesellschaften des Volkswagen Konzerns zugreifen) und zur Bonitätsprüfung.
• Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, können wir Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie die Angebots- und Auftragsdaten auch an die entsprechenden PrimeServ-Service-Einheiten zur Kundenbetreuung, wie z. B. die Erstellung von anlagenspezifischen Serviceangeboten oder die regionale Vor-Ort-Betreuung, sowie an die entsprechenden Gesellschaften des Volkswagen-Konzerns zur Erstellung von Finanzierungsangeboten weitergeben.
• Wenn wir zur Weitergabe Ihrer persönlichen Daten zur Einhaltung nationaler Rechtsvorschriften verpflichtet sind, z. B. bei der Übermittlung an Finanzbehörden, Gerichte, Wirtschaftsprüfer.

Wie übermitteln wir Daten außerhalb des EWR?

Mit allen datenempfangenden Unternehmen des MAN- und Volkswagen-Konzerns wurden Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen, um ein hohes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Sollten wir personenbezogene Daten an verbundene Unternehmen oder Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland von der EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene und ausreichende Datenschutzgarantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder Zertifizierung) vorliegen.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich löschen wir Ihre persönlichen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder solange gesetzliche Verjährungsfristen gelten. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, wenn weitere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. im Zusammenhang mit der Produkthaftung.

Ihre Rechte

Unter bestimmten Umständen haben Sie folgende Rechte: