Hinweise zum Datenschutz für sonstige Geschäftspartner

1.  Allgemeine Information

a)      Einleitung

Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Gesellschaften der MAN Energy Solutions Gruppe (nachfolgend „MAN ES“) ein wichtiges Anliegen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutz geben.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach Ihren individuellen Interessen und den vereinbarten vertraglichen Leistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Information auf Sie zutreffen.

b) Verantwortlicher, Ansprechpartner und Informationen

Verantwortlich ist die

 MAN Energy Solutions SE
vertr. d. d. Vorstand

Stadtbachstrasse 1
86153 Augsburg, Germany

Phone: +49 821 322-0
Fax: +49 821 322-4240 

Soweit eine andere Gruppengesellschaft der MAN Energy Solutions Gruppe allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, so ist diese Gesellschaft (auch) Verantwortlicher.

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenschutzbeauftragter
MAN Energy Solutions SE
Human Resources

Stadtbachstrasse 1
86153 Augsburg, Germany

E-Mail: dataprotection@man-es.com

2.  Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Zweckbindung und Rechtsgrundlage

MAN verarbeitet Ihre personenbezogene Daten, um das mit Ihnen bestehende oder sich anbahnende Vertragsverhältnis durchzuführen und zu verwalten. In diesem Zusammenhang werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen verschiedener Verarbeitungstätigkeiten zu unterschiedlichen Zwecken verarbeitet.

 b) Datenquellen

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des bestehenden bzw. sich anbahnenden Vertragsverhältnisses erhoben Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Die zur Durchführung des Vertragsverhältnis erforderlichen personenbezogenen Daten müssen Sie dem Verantwortlichen bereitstellen. Ohne diese Bereitstellung kann MAN den gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen und das Vertragsverhältnis nicht eingehen.  

c) Zweckbestimmung der Verarbeitungstätigkeiten

Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Zweckbestimmungen unserer Verarbeitungstätigkeiten:

Ausschreibungen von Dienstleistungen und Material 

Anfragen versenden, Ausstehende Angebote einfordern, Kaufmännische Prüfung und Vollständigkeitsprüfung der Angebote, Verhandlungen führen.

Bestellabwicklung (Material und Dienstleistungen)
Bestellung im System schreiben, aufgeben, versenden und verfolgen.

Lieferantenbetreuung

Kommunikation bzgl. der Produkte oder Dienstleistungen, Beantwortung von Anfragen bzw. Anforderungen, Engpass- und Risikomanagement.

Beschaffungscontrolling
Umsatzzahlen zu Lieferanten und Sachnummern.

Erfüllung von gesetzlichen Pflichten 

Einhaltung von Aufbewahrungspflichten,  Sicherstellung von Compliance-Anforderungen durch Prüfhandlungen (z.B. Sanktionslistenprüfung, Geldwäsche) , Betrieb eines internen Kontrollsystem (IKS) und anderer Monitoring-Systeme zu Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse.

Die verarbeiteten Daten sind unter folgender Datenkategorie einzuordnen:

• Berufliche Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten
• IT-Nutzungsdaten
• Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen & Merkmalen

• Bonitäts- und Bankdaten
• Vertragsdaten

Die oben genannten Verarbeitungstätigkeiten sind durch nachfolgende Rechtsgrundlagen legitimiert:

• Einwilligung zu einem oder zu mehreren bestimmten Zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
• Erfüllung des Vertrags oder Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
• Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
  • Bestehen einer maßgeblichen und angemessenen Beziehung zwischen Verantwortlichem und Betroffenen
  • Verhinderung von Betrug
  • Direktwerbung
  • Übermittlung von Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke (einschließlich Kunden und Beschäftigtendaten)

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können in bestimmten Fällen auch an andere Stellen weitergegeben werden:

Wenn die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung oder Anbahnung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist, wie z.B. bei der Finanzierung des Vertragsgegenstands oder bei der gemeinsamen Auftragsabwicklung mit projektbezogenen Partnern (z.B. Aufbauhersteller).

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an von uns beauftragte Dienstleiter im Rahmen von Auftragsverarbeitungen weiter (z.B. Digitalisierung von Papierrechnungen, Bereitstellung einer Lieferantenplattform).

Die Weitergabe Ihrer Stamm- und Kontaktdaten erfolgt zur Sicherstellung eines einheitlichen und aktuellen Datenbestandes in einer zentralen Datenbank (auf diese Datenbank können auch andere Unternehmen der Volkswagen Gruppe zugreifen) und zur Bonitätsprüfung.

Wenn Sie zugestimmt haben, können wir Ihre Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie die Angebots- und Bestelldaten zu Zwecken der Lieferantenbetreuung  wie z.B. Kommunikation auch an entsprechende Unternehmen der Volkswagen Gruppe weitergeben.

Wenn wir zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zur Einhaltung nationaler Rechtsvorschriften verpflichtet sind, z.B. Übermittlung an Finanzbehörden, Gerichte, Wirtschaftsprüfer.

Mit allen datenempfangenden Gesellschaften der MAN- und Volkswagen-Gruppe wurden Datenschutzverträge abgeschlossen, um ein hohes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Sollten wir personenbezogene Daten an verbundene Unternehmen oder Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene und ausreichende Datenschutzgarantien (z. B. EU-Standarddatenschutzklauseln oder Zertifizierung nach dem EU/US Privacy Shield)  vorhanden sind.

4. Datenspeicherung und - löschung

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, oder noch gesetzliche Verjährungsfristen laufen. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), Handelsgesetzbuch (HGB), oder in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind.

5. Ihre Rechte

Neben dem Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten und Berichtigung Ihrer Daten haben Sie, soweit dem keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, auch das Recht auf Löschung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung bzw. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Ferner steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung unberührt.

Soweit notwendig, müssen wir Ihre Identität verifizieren, bevor wir Ihre Anträge bearbeiten können.

Sollten trotz unserer Bemühungen um Datenrichtigkeit und Aktualität falsche Informationen gespeichert sein, werden wir diese nach entsprechendem Hinweis berichtigen.

Bei Beschwerden besteht die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 Abs.1,4 DS-GVO.

7. Sicherheit

Ihre Daten werden von MAN durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu verhindern vermeiden.           

Unsere Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. die Datenverschlüsselung, werden entsprechend der technologischen Entwicklung regelmäßig verbessert.